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契約書・規程類の作成支援

契約書・規程類

契約書や規程類の作成をご支援します

会員向けの契約書や加入申込書、講師との契約書、社内の規程類など、協会に必要な書類の整備を支援します。

 

特に契約書は会社法・民法など一般的な法律だけでなく、独占禁止法や一般社団法人及び一般財団法人に関する法律など専門的な法律の知識も必要なことから国家資格者と共に支援します。

フランチャイズの契約書は70条以上にのぼることもある複雑な契約書です。国家資格者と共にこのような契約書の作成を支援しているため、様々な法律・契約書についての知識を担当者レベルでも持ち合わせています。

 

また規程類では下記のような規程を作成します。 

・給与規程関係(出張旅費規程や慶弔規程なども含む)

・総会や理事会に関する規程

・文書管理規程

・行動規範規程

・就業規則 など

 

ここでは給与規程関係の中の「出張旅費規程」と「文章管理規程」について作成のポイントなどを記載します。

 

【出張旅費規程】

①出張旅費の支給

旅費の支給方式は、一般的に「証拠方式」と「定額方式」に分けられます。

主な特徴は下記のとおりです。

・証拠方式・・・出張者が提出する証拠書類に基づいて支給する

・定額方式・・・旅費の種目について標準額を設定し、それを基礎として計算して支給する

②出張報告

出張中に業務が適切に行われたかを会社が確認できるよう、定められた出張報告書を提出させます。

③旅費の計算

経路が2つ以上ある場合は、そのうち最も経済的な経路によって旅費を計算します。

④旅費の請求及び精算

旅費の支払い方法は、一般的に「確定払い」「概算払い」「精算」の3つに分けられます。主な特徴は下記のとおりです。

・確定払い・・・自費等で旅費を一時的に立替え出張し、出張終了後にその旅費を請求し、確定額で支払いを受ける

・概算払い・・・出張前に旅費分を概算で請求し、支払いを受ける

・精算・・・概算払いを受けた者が出張終了後に旅費を精算請求し、支払いまたは返納する

 

【文書管理規程】

①文書管理規程とは

文書管理規程とは、事務の円滑化と適正・能率的な遂行のため、文書処理に関する必要事項を定めます。

②保管、保存、保有

文書の管理について、「保管」「保存」「保有」を下記のように定めます。

・保管・・・利用頻度が比較的高い文書を事務所において一定期間保有すること

・保存・・・利用頻度が低くなった文書を書庫等で一定期間保有すること

・保有・・・保管と保存を総称した言葉。文書を置く場所や利用頻度に関わらず会社が保有している状態を指す

③保存期間

文書の保存期間は「法令の保存期間が定められているか」「時効はあるか」の観点から最短期間に設定すると良いでしょう。

また文書が原本かコピーかも重要です。

④保存期間の起算日

文書の保存期間の起算日は、作成・取得年度を初年度とせず、作成・取得した年度の翌年度の初日を起算日とすると良いでしょう。

保有期間が長くなりますが、保存期間の終期が年度の末日に統一され、文書破棄等の事務が効率化されます。

また保存期間の期限前に破棄するリスクも低減できます。

 

契約書や規程類については専門的な知識が必要ですので、ネット等で探したりせず、私どものような専門家に依頼すべきです。

契約書や規程類については、お気軽にご相談ください。

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